Digitalisierung, Expansion, Frankenschock – in den vergangenen Jahren haben sich KMU mit vielen dringenden Themen beschäftigen müssen. Nun rückt der Fokus auch wieder zurück zum Grundlegenden: der Nähe zum Kunden. Dazu gehört auch die räumliche Nähe, die über eine gut organisierte Fahrzeugflotte sichergestellt wird.
Wachsender Kostenblock
Die Fahrzeugflotte gehört in der Regel nicht zum Kerngeschäft von Unternehmen. Sie soll ihren Zweck erfüllen und man möchte ihr möglichst wenig Beachtung schenken müssen. Doch Ausgaben für Geschäftsfahrzeuge bilden einen bedeutenden und stetig wachsenden Kostenblock. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung, die Fachabteilungen und der Einkauf aufeinander abgestimmt spielen. Ein gutes Geschäftsergebnis ist eng mit dem Erfolg der Einkaufsabteilung verknüpft. Damit der Einkauf optimale Lösungen erzielt, benötigt er Zugang zu aktuellen, marktspezifischen Informationen.
Vielfältige Aufgaben
Auf den ersten Blick wirkt das Thema Flottenmanagement für viele Unternehmen überschaubar. Die meisten KMU betrauen einen eigenen Mitarbeitenden mit der betriebsinternen Organisation und Verwaltung der Fahrzeugflotte, der diese Aufgaben neben- oder hauptberuflich übernimmt. Wer beginnt, sich in die Details zu vertiefen, ist überrascht von der Komplexität, die das Management eines Fuhrparks mit sich bringt. Werkstattrechnungen und Tankbelege prüfen und buchen, Führerscheine kontrollieren, Schadenmeldungen aufnehmen, Schadenquoten analysieren – die Liste an Aufgaben ist lang.
Ausserdem muss ein Fuhrparkmanager auch die wechselnden rechtlichen Rahmenbedingungen beachten, die Branchentrends kennen und Dienstleistungen wie Versicherungen beschaffen. Wie so oft kommt es auf den Umgang mit vielen Details an, der darüber entscheidet, ob das Flottenmanagement für ein KMU Kosten optimiert oder sie ausufern lässt.
Werkstattrechnungen prüfen
Werkstattrechnungen sind ein gutes Beispiel dafür, wie viele Details ein Fuhrparkmanager in seiner Arbeit berücksichtigen muss. Die Rechnungen müssen genau nach Herstellervorgaben geprüft werden – sie dürfen etwa keine vorsorglichen Reparaturen oder Reparaturen auf Empfehlung enthalten. Die Kosten für Ersatzteile sollten mit der unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers verglichen werden, Garantien und Kulanzen müssen eingefordert werden, die ortsüblichen Stundensätze müssen geprüft werden. Bei Karosserieschäden sind mögliche Zusammenhänge zu untersuchen – wenn sechs Monate nach einem Frontschaden der Klimakondensator defekt ist, der vorne in der Stossstange sitzt, kann
es einen Zusammenhang geben und die Reparatur kann nachträglich bei der Versicherung eingereicht werden.
Rechtliche Grundlagen
Unfälle passieren, wenn sie niemand erwartet. Wenn es zu materiellen und gesundheitlichen Schäden kommt, müssen die rechtliche Situation und die Normen klar sein. Bei Haftungsfragen steht nicht nur der Fahrer in der Verantwortung, sondern auch der Halter – meist die Person, die den Fuhrpark leitet. Die Haftung eines Flottenmanagers besteht im Wesentlichen aus drei Elementen: Strafrechtliche oder bussgeldrechtliche Haftung, zivilrechtliche Haftung sowie versicherungsrechtliche Haftung. Grundsätzliche Kenntnisse der Fahrzeughaltung, der Halterhaftung und der Kontrollpflichten des Flottenmanagers sind unbedingt notwendig. Wer über keine automatische Dokumentation aller Fahrzeugnutzer sowie Fahrten verfügt, muss theoretisch vor jedem Fahrzeugeinsatz prüfen, ob die Mitarbeiten-den eine gültige Fahrerlaubnis haben. Das ist vielen Firmeninhabern zu aufwendig. Wenn jedoch ein Unfall passiert, haftet der Inhaber direkt für die Unfallfolgen.