Keine isolierte Betrachtung
Isolierte Betrachtungen bringen je länger desto weniger den gewünschten Erfolg. Damit ist gemeint, dass die beste Erfindung / Neuerung, und sei diese noch so innovativ, nur den gewünschten Erfolg bringt, wenn sie auch gesellschaftlich anerkannt wird. Die entsprechenden Risiken sind eben nur über die ganzheitliche, integrierte Betrachtung zu finden.
Das Grundrisiko für alle Mitarbeiter, vom Verwaltungsrat bis hin zum Verkaufspersonal, ist, dass ein eintretender «Vorfall» den eigenen Arbeitsplatz und die damit verbundenen Vergütungen gefährdet. Zudem besteht das Haftungsrisiko. Wenn das die einzelnen Mitarbeiter nicht interessiert, dann hat ein Unternehmen ein strukturelles Problem. Davon ausgehend, dass es jeden Einzelnen interessiert, eröffnet sich mit der Digitalisierung die Chance, ein IKS einzuführen, das akzeptiert und lebbar ist. Leitende Angestellte und Verwaltungsratsmitglieder haben weiter das Risiko, dass ihre Organhaftpflichtversicherung (Managerhaftpflicht, Directors and Officers Liability [D & O]) Regressansprüche stellt, zum Beispiel bei Grobfahrlässigkeit.
Die Benutzeranforderungen
Bei der Einführung eines digitalen IKS sollte nicht nach der erstbesten Lösung gesucht, sondern eine strukturierte Herangehensweise bevorzugt werden. Wie bei allen Anschaffungen will man am liebsten den Sportwagen und wird nach den ersten Offerten feststellen, dass man auch mit weniger auskommt. Es ist sinnvoll, wie bei einer Projektplanung und -Umsetzung vorzugehen, in Ruhe, aber mit festem Terminplan. Demnach ist der erste Schritt die Dokumentation der Benutzeranforderungen. Dazu gehört, alle Stakeholder zu identifizieren und deren Anforderungen zu dokumentieren. Hierbei ist wichtig, die Anforderungen in der adäquaten Tiefe, also messbar beziehungsweise testbar, zu definieren.
Es kann hilfreich sein, sich an der «Best in Class»-Definition zu orientieren, das heisst am erstmals im Jahr 2018 veröffentlichten Gartner Magic Quadrant für «Integrated Risk Management» (IRM). Wenn Unternehmen sich an den Funktionalitäten, die dort gefordert werden, orientieren, dann wird zumindest keine wesentliche Funktionalität übersehen. Es ist zwar nicht wirklich realistisch, ein Tool zu finden, das alles kann, was dort gefordert wird, aber es ist trotzdem ein guter Überblick.
Softfaktor Mensch
Der kritischste Erfolgsfaktor für jedes Digitalisierungsprojekt ist der Faktor Mensch. Digitalisierung schafft in erster Linie Transparenz, oftmals volle, schonungslose Transparenz. Bei den meisten Menschen löst das Unbehagen aus. Es ist daher ratsam, zu kommunizieren, wie die Organisation mit der Transparenz umgehen soll, was erwartet wird und was nicht. Ohne klare Kommunikation der neuen Arbeitsweisen und Regeln finden Mitarbeiter, die unzufrieden sind oder falsche Vorstellungen und Erwartungen haben, Umgehungsstrategien. Eine davon kann sein, dass sie Missstände, die sie kennen, nicht im System erfassen beziehungsweise zu spät erfassen.
Fazit
Ein IKS ist demzufolge ein Muss, zumindest für jedes Unternehmen, in dem das Geschäftsmodell auf digitalen Prozessen beziehungsweise digitaler Wertschöpfung beruht. Wenn bereits eines vorhanden ist, sollte es im aktuellen Zustand alle nötigen Anforderungen erfüllen und nicht dadurch schaden, dass es zum Beispiel Entscheidungen verlangsamt. Der Faktor Mensch ist nicht zu vernachlässigen, denn selbst eine perfekte technische Lösung ohne Akzeptanz, ja sogar mit passiver Ablehnung nützt nichts. Ein digitales IKS schafft erhöhte Transparenz, und die führt oft zu Ängsten, die im Zuge der Einführung zu managen sind. Die Digitalisierung des IKS beziehungsweise das Aufsetzen eines IKS bietet sich als ideales Pilotprojekt für eine Digitalisierungs-Roadmap an.