Leistungsbewertung: Sparpotenziale durch Selbst-Service-Systeme

Prozesse der Leistungsbewertung tragen, wenn sie gut designt sind und korrekt ausgeführt werden, wesentlich dazu bei, Mitarbeiter zur Zielerfüllung zu motivieren, über Leistungsanreize zu informieren und die Mitarbeiterentwicklung zu fördern. Die Ergebnisse einer Studie des American Productivity and Quality Center (APQC), der weltweit führenden Benchmarking- und Best-Practice-Forschungsorganisation legen nahe, dass die meisten Unternehmen sich dieser Vorteile bewusst sind, denn nahezu alle Umfrageteilnehmer führen auf allen Organisationsstufen formelle Prozesse zur Leistungsbewertung mit Mitarbeitenden durch.

Zu lange Prozesse

Die Ergebnisse dieser APQC-Analysen zeigen jedoch auch, dass die Effizienz des Prozesses in vielen Organisationen verbessert werden könnte. Unternehmen, die zu den Top-Performern bei der Leistungsmessung gehören, benötigen 20 Tage weniger für die Durchführung der Leistungsbewertung als Median-Unternehmen. Ihre Zykluszeit – das ist die Prozesszeit vom Beginn bis zum Ende der Leistungsbewertung – für Reviews von Senior Managern bzw. Geschäftsleitung ist bei den Top-Performern sogar um 50 Tage niedriger im Vergleich zu den Bottom-Performern. Noch grös­ser ist der Unterschied zwischen Top- und Median-Performern, hier sind es 25 Tage weniger für das mittlere Management bzw. Spezialisten. Auf der untersten Ebene, bei Arbeitern und Angestellten, sind es elf Tage weniger als bei Organisationen, die auf dem Median-Level performen (siehe Grafik 1). Durch Selbst-Service und geteilte Service-Leistungen wenden die Top-Performer unter anderem zwei Methoden an, mit denen sie die Zykluszeiten reduzieren.

Ein Vergleich von Organisationen, die den Prozess der Leistungsbewertung auf einen Selbst-Service-Prozess umgestellt haben, zeigt, dass damit die Durchführungszeit des Prozesses der Leistungsbewertung erheblich kürzer ist als bei Organisationen, die diese Möglichkeit nicht wahrnehmen.

Schneller mit Selbst-Service

In der Unternehmensumfrage von APQC wurden die Teilnehmer nach dem Prozentsatz ihrer Leistungs- und Mitarbeiterbeziehungsprozesse, welche via dem geteilten «Service-Modell» geliefert wurden, gefragt. Organisationen, die sich auf dem Median-Niveau bewegen und den Selbst-Service benutzen, brauchen 17,5 Tage weniger für Reviews für das oberste Management, 29 Tage weniger für das mittlere Management bzw. Spezialisten und 21 Tage weniger für die operativen Arbeiter / Angestellte als Organisationen, die keinen Selbst-Service nutzen.

Die Zykluszeit für die Leistungsbewertung kann ebenso reduziert werden, indem die Personalabteilung zum Teil den Selbst-Service für Leistungs- und Mitarbeiterbeziehungsprozesse verwendet. Organisationen auf dem Median-Niveau, die mehr als 25 Prozent der geteilten Services in Gebrauch haben, benötigen 15,5 Tage weniger für Reviews des oberen Managements/der Geschäftsleitung, 21 Tage weniger für das mittlere Management/Spezialisten und 21 Tage weniger für die operative Mitarbeiter/Angestellte als Organisationen, die weniger als 25 Prozent der geteilten Services benutzen.

Positive Effekte

Mit einem Selbst-Service-Ansatz werden Leistungsbewertungstätigkeiten von der HR-Abteilung an Manager oder Mitarbeiter übergeben. Es wird Zeit durch automatisierte Technologien gespart. Diese Zeiteinsparung ermöglicht es wiederum, Managern und Mitarbeitern diese Aufgaben zu initiieren. So können Mitarbeiter schnell Berichte für Feedback generieren und aussenden. Manager können sehr leicht Leistungsbewertungs-Reports erstellen sowie Gehaltserhöhungen berechnen und mitteilen. In geteilten Servicemodellen hingegen sind einzelne Aspekte des Prozesses der Leistungsbewertung konsolidiert. Diese werden von einer zentralen Funktion innerhalb des Unternehmens verwaltet. Durch die Eliminierung redundanter Tätigkeiten, die Automatisierung von Transaktionen und die Bearbeitung anspruchsvoller Aufgaben durch Experten wird Zeit gespart.

Mitarbeiterdaten managen

Trotz der nachweislichen Vorteile dieser Selbst-Service-Modelle nutzen viele Unternehmen dies gar nicht oder nur teilweise. So ergab die APQC-Studie, dass immer noch knapp 60 Prozent der Organisationen keinen Selbst-Service in wichtigen Prozessen der Leistungs- und Mitarbeiterbeziehung verwenden. Nur etwa 40 Prozent pflegen und managen auf diese Weise ihre Mitarbeiterdaten. Knapp 40 Prozent lassen die Mitarbeiter mithilfe derartiger Systeme ihre persönlichen Daten aktualisieren (39,7 Prozent), die Lohnabrechnungsdaten zur Überprüfung anzeigen (39,7 Prozent) oder sich für Anreizprogramm eintragen (38,4 Prozent). Auch die Eintragung der Anwesenheit und der Urlaubszeiten wird nur von etwas mehr als einem Drittel der befragten Unternehmen genutzt, um den Aufwand für die Mitarbeiter, Führungskräfte bzw. Personalabteilung zu reduzieren. Noch geringer ist der Anteil der Unternehmen, in denen die Mitarbeitenden die Anmeldung zu Fortbildungs- und Trainingskursen selbst vornehmen können, wenn sie diese genehmigt bekommen haben. Nur in jedem sechsten Unternehmen (17,8 Prozent) ist dies der Fall.

Sparpotenziale

Es besteht somit nachweislich ein enormes Rationalisierungspotenzial in den Personalbereichen, da die Selbst-Service-Systeme nicht nur die Personalabteilung und Führungskräfte, sondern auch die Mitarbeitenden entlasten, da diese unabhängig von Vorgesetzten und Personalabteilung und gemäss ihren Zeitbedürfnissen die notwendigen Aktivitäten ausführen können.

Auch die Information über die Lohnabrechnung und entsprechende Anreizsysteme erhöht das Mitarbeiter-Empowerment. Sie fühlen sich weniger abhängig von ihren Vorgesetzten oder der Personalabteilung und haben das Gefühl, sich selbst mehr steuern und kontrollieren zu können. Dadurch verbessern sich die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima ganz erheblich. Ausserdem entspricht es dem Konzept des sich selbst steuernden Mitarbeiters bzw. Mitarbeitergruppen, wie dies etwa im Kontext von Gruppenarbeit in vielen Unternehmen bereits zum Nutzen der Mitarbeiter und des Unternehmens erfolgreich praktiziert wird.

Über diese qualitativen Aspekte hinaus zeigen die Ergebnisse der APQC-Umfrage auch, welche Kosteneinsparungen mit dem Einsatz von Selbst-Service-Systemen verbunden sind. Die Studie belegt, dass Unternehmen, die Selbst-Service und/oder geteilte Service nutzen, um Prozesse der Leistungs- und Mitarbeiterreviews zu verwalten, erheblich weniger Geld ausgeben als Unternehmen, die darauf verzichten. Die Effizienz der Unternehmen, in denen im Personalbereich diese Tools genutzt werden, ist in einem Teil der Unternehmen um 100 Prozent höher als in Unternehmen, die derartige Tools nicht einsetzen.

Wie die Tabelle zeigt, sind mit dem Einsatz von Selbst-Service-Systemen deutliche Produktivitätssteigerungen verbunden. Der Durchschnittswert über alle untersuchten Unternehmen beträgt pro Mitarbeiter 141.90 CHF an Prozesskosten für den Leistungsbewertungsprozess und für die Mitarbeiterkommunikation. Während Unternehmen ohne Nutzung von Selbst-Service-Elementen Prozesskosten von 172.93 CHF haben, betragen die Prozesskosten für Unternehmen, die Selbst-Service nutzen, etwas mehr als die Hälfte (55,6 Prozent) und Unternehmen mit geteiltem Service sogar weniger als die Hälfte (47,6 Prozent).

Speziell beim Einsatz von Massenprozessen, wie dies bei Mitarbeiterprozessen der Fall ist, ergibt sich durch die hohe Anzahl der Prozesse eine erhebliche Hebelwirkung. Der Personalbereich und die Vorgesetzten werden um zeitraubende Routinearbeiten entlastet. Die Systeme sind allerdings so zu konzipieren und umzusetzen, dass sie nicht für persönliche Vorteile durch Falschangaben genutzt werden können. Wichtig ist vor allem auch der Datenschutz, der insbesondere im Personalbereich von besonderer Relevanz ist.