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Strategie & Management
Mit Prozessen managen (Teil 4 von 8)

Erfolgsfaktoren ganzheitlicher Unternehmensführung

Werner von Allmen (Autor)

01.03.12 - 10:15

Das EFQM-Excellence-Modell ist heute in Europa die meistverbreitete Methode, die nachweisbar zur nach­haltigen Verbesserung der Wettbewerbsstärke führt. EFQM ist kein Rezept mit Erfolgsgarantie, sondern ein Versuch der Annäherung an die perfekte Unternehmensführung. Im vierten Teil beschäftigen wir uns mit dem Grundkonzept «Mit Prozessen managen».

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Mitarbeitende im Fokus

Die Verantwortung für die Qualität liegt zuletzt immer auf der obersten Führungsebene. Sie hat dafür zu sorgen, dass die Organisation in der Lage ist, eine attraktive Leistung zu einem optimalen Preis-Leistungs-Verhältnis zu erbringen – und dies nachhaltig.

Prozesse laufen in der Regel über mehrere Stellen und/oder Organisationseinheiten. Dadurch haben nicht alle an der Leistungserbringung beteiligten Personen den Bezug zum Endergebnis bzw. zum Kunden, was sich in der Motivation, eine nachhaltig perfekte Leistung zu erbringen, niederschlägt. Um diesem Umstand entgegenzuwirken, werden Prozesse in überschaubare Teile zerlegt. Der Leistungsempfänger des nächsten Teilprozesses wird zum internen Kunden und gleichzeitig Lieferant für den Empfänger im nächsten Teilprozess. In der Organisation entsteht dadurch ein durchgängiges Kunden-Lieferanten-Verhältnis.

Dies bedeutet, dass sich die Mitarbeitenden mit dem Management ihrer Prozesse auseinandersetzen müssen. Die kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsmethoden mit dem Ziel einer höheren Effizienz und Effektivität wird Teil der Arbeit. Als Voraussetzungen müssen die Rahmenbedingungen geschaffen, die Mitarbeitenden befähigt und am Erfolg beteiligt werden. Es ist keine neue Erkenntnis, wenn wir an dieser Stelle festhalten, dass systematische Prozessverbesserung ohne Anreizsystem meistens eine Illusion bleibt.

Konkret bedeutet dies, dass die Mitarbeitenden Freiräume erhalten, um an der Optimierung ihrer Prozesse zu arbeiten, für die anspruchsvolle Zusatzaufgabe die notwendige Ausbildung und Unterstützung erhalten sowie ideell und wo sinnvoll materiell am Erfolg beteiligt werden. Menschen suchen nach Sinn in ihrer Arbeit und wollen erfolgreich sein. im Bereich der Prozessoptimierung bietet sich in der Organisation, zum Nutzen aller Beteiligter, ein ideales Tummelfeld, diesem Bedürfnis gerecht zu werden.

Unternehmen, denen es gelingt, ihre Mitarbeitenden für eine höhere Leistungs- und Kundenorientierung zu sensibilisieren, nutzen die Chance, sich von den Mitbewerbern abzuheben.

Sinnvoll gliedern

Es macht Sinn, auf der Ebene der Gesamtorganisation (funktionale Einheit) auf der Basis der Strategie eine Prozessarchitektur beziehungsweise Prozesslandschaft darzustellen. Damit werden die Verbindung und der Zusammenhang zwischen der Strategie und der Organisationsstruktur definiert. Prozesse lassen sich funktional, hierarchisch oder auch nach Priorität gliedern. Die funktionale Gliederung kann nach Management-, Leistungserbringungs- und Supportprozessen, die hierar­chisch nach Gesamt-, Haupt- und Teilprozessen erfolgen. Unter der Gliederung nach Prioritäten versteht man die Differenzierung der Schlüsselprozesse, die für die Umsetzung der Strategie relevant sind, zu den übrigen Prozessen.

Verstehen, was man tut

Prozesse müssen gestaltet werden, damit man sie versteht und darüber sprechen kann. Dies ist ein anspruchsvoller Denkvorgang, in dessen Zentrum die Analyse steht. Der Vorgang kann als Regelkreis dargestellt werden, dessen Elemente kausal miteinander verknüpft sind (Abbildung 3):

1. Kundenbedürfnisse analysieren,

2. Ergebnis oder Output beschreiben,

3. Messgrössen und Leistungsstandards
definieren,

4. Prozess-Input beschreiben,

5. Prozess dokumentieren,

6. Prozessverbesserung darstellen.

Werden Prozesse vom verantwortlichen Team analysiert bzw. gestaltet, kann sich der einzelne Mitarbeitende besser mit seiner Arbeit identifizieren, versteht die Ziele und Kundenbedürfnisse und kann abschätzen, wie er zum Erfolg beitragen kann. Die operative Verantwortung für die Prozessqualität muss zwingend der Linie bzw. den beteiligten Mitarbeitenden zugeordnet werden, nicht einem Qualitätsmanager. Sogenannte «Qualitätsverantwortliche» üben als Experten und interne Berater eine Supportfunktion aus, die Tätigkeiten wie Koordination, Befähigung und Unterstützung beinhalten.

Porträt

Werner von Allmen (Autor)

CEO, Swiss Excellence Forum

Werner von Allmen ist CEO des Swiss Excellence Forum und Autor verschiedener Bücher und Publikationen im Bereich Unternehmensführung. 

Das Swiss Excellence Forum unterstützt Führungskräfte und Organisationen mit Trainings, Coaching und erprobten Instrumenten bei der Erreichung ihrer persönlichen und unternehmerischen Ziele. Zudem hilft und begleitet das Forum Organisationen und Führungskräfte bei der Projekt­leitung und Umsetzung über den gesamten digitalen Transformationsprozess. Im Zentrum stehen die Schaffung der normativen und strategischen Voraus­setzungen, die Befähigung der Führungskräfte sowie die Implementierung praxiserprobter Entwicklungs-, Führungs- und Controllinginstrumente.