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Strategie & Management
Ressourcenmanagement (Teil 2 von 2)

Die personellen Ressourcen in den Griff bekommen

Heinz Scheuring (Autor)

22.02.18 - 02:45

Ressourcenplanung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, der mit konventionellen Software-Mitteln kaum beizukommen ist. Das Management der personellen Ressourcen scheitert dabei meist an einer unrealistischen Erwartungshaltung. Der zweiteilige Beitrag (erster Teil in Ausgabe 9/2017) zeigt die Zusammenhänge auf und vermittelt Lösungsansätze.

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In Bezug auf die Systemlandschaft sind schliesslich folgende Punkte zu klären:

  • Welche Systeme auf dem Markt decken unseren Anforderungskatalog ab?
  • Welche Schnittstellen sind aufgrund des Systemdesigns notwendig, und wie sind diese zu gestalten?
  • Mit welchem Tool arbeiten die Projektleiter, und über welchen Freiheitsgrad verfügen diese dabei?
  • Welche Anpassungen bezüglich der Bedienung und der Auswertungen sind vorzubereiten (Customizing)?
  • Welche Kategorien von Benutzern sollen unterschieden werden, und wer davon erhält welche Berechtigungen (Lesen /Schreiben) im System?

Im Hinblick auf eine erfolgreiche Ein­führung des Ressourcenmanagements müssen die Mitarbeiter rechtzeitig und glaubhaft über das Vorhaben informiert und in geeigneter Form in dieses einbezogen werden. Die Ziele sind klar zu kommunizieren. Der Angst, dass mit der Einführung der Lösung für den Mitarbeiter primär Risiken, Druck und Überwachung resultieren, ist aktiv zu begegnen. Bei der Argumentation muss dabei der Nutzen der Systeme, gerade auch für die verplanten Mitarbeiter selber, im Zentrum stehen.

Pilotanwendung vorweg

Der Einführung eines neuen Systems sollte unbedingt eine, wenn nötig mehrere, Pilotanwendung(en) vorausgehen. Leider zählt dieser Schritt auch heute noch nicht zu den Selbstverständlichkeiten von Organisationsprojekten mit hohem Informatikanteil. Die Einführung selber sollte in mehreren Schritten erfolgen, auf die jeweils eine kritische Analyse und Optimierung folgt.

Bei der Evaluation von Informatiksystemen sind die in Katalogen und Testberichten aufgeführten Bewertungskriterien und Resultate mit grosser Vorsicht zu geniessen. Sie bilden die betriebswirtschaftliche Sicht und die Projektmanagement-Bedürfnisse häufig verzerrt ab. Bei der Erstellung des Anforderungskatalogs gilt einmal mehr: Die Einfachheit und Praxistauglichkeit der Systeme muss einen sehr hohen Stellenwert erhalten.

Und schliesslich: Ein solches Projekt erfordert ein professionelles Projektmanagement mit einem kompetenten Projekt­leiter. Dazu gehören neben der nachgewiesenen Kompetenz in der Führung eines Projektes ausreichende Kenntnisse der Anwendungsbereiche Projekt- / Projektportfolio- und Ressourcen-Mana­gement. Der externe Spezialist sollte hier nicht mehr als eine unterstützende Rolle spielen. Auftraggeber und Stakeholder in diesem Projekt ist das Top-Management.

Fazit

Wer eine funktionierende Ressourcenplanung installieren möchte, sollte die Führungsrolle dem Linienmanagement zuordnen, die Planung auf einer groben Ebene halten und für diese Aufgabe nicht das Projektplanungstool, sondern ein Projektportfolio-Management-System mit professioneller Ressourcenplanungsfunktion einsetzen. Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Einführung in ein solches System ist, jene Grundregel zu beachten, die auf den ersten Blick nicht
beliebt sein mag: Systembrüche sowie den Ersatz von Automatismen durch den Menschen nicht nur zuzulassen, sondern solche bewusst einzubauen. Das Konzept der drei Welten bietet die Grundlage für das Design praxistauglicher Lösungen. An der klaren Differenzierung der Welt des Projektleiters und jener des Linienmanagers führt kein Weg vorbei.

Porträt

Heinz Scheuring (Autor)

Berater

Heinz Scheuring ist Leiter und Inhaber der Scheuring AG. Er befasst sich seit 20 Jahren mit dem Informatikeinsatz im Projektmanagement. Er ist Urheber des Konzepts der drei Welten und gilt als Experte im Bereich Multiprojekt-Ressourcenplanung. Die Scheuring AG bietet Consulting im Bereich Projektmanagement, mit Ressolution und Hypermanager Softwareprodukte in den Bereichen Projekt-, Projektportfolio-Management und Ressourcenplanung an.

Serie

Die Teile der Serie «Ressourcenmanagement» erscheinen wie folgt: