Sozialplan: Durch die Kunst der richtigen Kommunikation zum guten Ergebnis

Vertraulichkeit ist nebst der richtigen Kommunikation besonders entscheidend, damit Konflikte gar nicht erst entstehen. Um dies zu gewährleisten, ist ein einfach zu handhabendes Kommunikationskonzept gefragt.

Grundsatz: Vertraulichkeit

Konkret muss gewährleistet werden, dass Verhandlungsresultate und Informationen bis zur Unterschrift vertraulich behandelt werden, sonst kann es bereits bei kleinen Verhandlungsproblemen zu unüberwindbaren Konflikten für Geschäftsleitung oder Mitarbeitervertretung (MAV) führen. Wird eine Einigung erreicht, ist dies meist ein Erfolg für die MAV und für die Geschäftsleitung. Es wäre schade, von einer solchen «Win-win-Situation» nicht zu profitieren. Die positive Meldung muss aber richtig kommuniziert werden, um bei den Mitarbeitenden die gewünschte Wirkung zu entfalten. Handelt es sich nicht um einen «stehenden» Sozialplan, sondern um einen «Krisensozialplan», ist die Kommunikationsaufgabe noch schwieriger, da Entlassungen bereits stattgefunden haben oder unmittelbar vor der Tür stehen.

Richtig kommunizieren

Es ist von grosser Bedeutung für alle Betroffenen, dass in solchen Ausnahmesituationen richtig und rechtzeitig informiert wird. Verfügt das Unternehmen intern über eine geeignete Fachperson, ist diese möglichst früh einzubeziehen. Ist dies nicht der Fall, zahlt es sich aus, rechtzeitig – im besten Fall Monate im Voraus – einen routinierten Kommunikationsberater beizuziehen, der es versteht, Unsicherheit in der Belegschaft vorzubeugen und der den Ton mit Behörden und Gewerkschaft findet. Gelingt dies in einem geschickten, fairen Timing, bleiben dem Personal abbauenden Betrieb enorme Produktivitätsverluste und weitere Kosten erspart.

Das Kommunikationskonzept

Ein einfaches Kommunikationskonzept für den Einsatz im Betrieb könnte folgendermassen aussehen:

• Allfällige Sprachübersetzungen des Sozialplanes durchführen, Intranetauftritt (oder allenfalls Druckaufträge) vorbereiten.
• Beim «stehenden» Sozialplan könnten die Hauptpfeiler aus dem Sozialplan anlässlich eines Informationsmeetings vorgestellt werden. Diese Präsentation könnte im Namen der beiden Sozialpartner durchgeführt werden, damit der Sozialplan als gemeinsames Werk verstanden wird. Es ist sicherzustellen, dass keine unbegründeten Gerüchte und Verunsicherungen entstehen (z.B. geplante Entlassungen). Beim «Krisensozialplan» sieht dies anders aus und muss je nach Situation nur den betroffenen Mitarbeitenden unterbreitet werden.
• Aufschalten ins Intranet, ev. Beitrag in der Hauszeitung, Zugriff auch in Papierform sicherstellen. Sozialplan (oder Hinweis darauf) in Eintrittsdokumentation für neue Mitarbeitende beifügen usw.

Wichtig: Verhandlungsgeschick

Die nun bevorstehenden Aufgaben müssen mit viel Verhandlungsgeschick und Bedacht angegangen werden, um trotz der widrigen Umstände inhaltlich eine «Win-win-Situation» herzustellen. Die Sozialpartner müssen sich ihrer Rolle und Verantwortung bewusst werden, die Vertraulichkeit als Grundlage von Verhandlungen gewährleisten und sich die Ganzheitlichkeit der Problemstellung vor Augen halten.

Es lohnt sich, möglichst lange auf einer sachlichen Ebene zu verbleiben, damit zielgerichtete Lösungen, die kosteneffizient sind, erarbeitet werden können. Um eine solche Wirkung erreichen zu können, ist das nachfolgend geschilderte Vorgehen denkbar.

1. Das Vorbereitungsgespräch

Am Gespräch nehmen Projektleitung/Human Resources (HR), Geschäftsleitung (GL) und Mitarbeitervertretung (MAV) teil. Ziel und Zweck des Sozialplans werden anhand eines ersten Vorbereitungsgespräches gemeinsam erarbeitet. Die sachliche Ebene soll im Vordergrund stehen, nicht Verhandlungen:

• Eine gemeinsame Sprache (einen gemeinsamen Nenner) finden. Die Ziele und Vorstellungen werden kurz formuliert; gegenseitige Standpunkte sollten mindestens verstanden werden.
• Die Eckpunkte des Vorschlags des Arbeitgebers werden bekannt gegeben. Die Präsentation eines ersten Entwurfs ist zu diesem Zeitpunkt optional.
• Verständnisdiskussion (keine Verhandlungen oder Stellungnahmen).
• Terminplanung für weitere Treffen und Vorgehen für Stellungnahmen/Verhandlung/Diskussion.

2. Das Positionsgespräch

Am Positionsgespräch nehmen Projektleitung/HR, GL und MAV und optional die Geschäftsleitung teil. Bei diesem Gespräch wird vertieft auf die einzelnen Elemente des Sozialplans eingegangen:

• Fragen, die aufgetaucht sind, werden beantwortet.
• Positive und negative Kritik der MAV; Verbesserungsvorschläge und weitere Inputs werden vom Arbeitgeber aufgenommen.
• Wo erwünscht und notwendig, vertiefte, sachliche Diskussionen führen.
• Nach Möglichkeit noch keine Verhandlungen und Entscheide.
• Differenzen zwischen den Verhandlungspartnern werden aufgelistet.

3. Das Konsensgespräch

Am Konsensgespräch nehmen Projektleitung/HR, die Geschäftsleiter und MAV teil. Bei diesem Gespräch soll eine Einigung über das Prinzip und über die wichtigen Eckpunkte des Sozialplans erreicht werden. Ein allfälliger Entwurf der «Erläuterungen zum Sozialplan» sollte vorliegen. Wie bereits erwähnt, sollen diese Erläuterungen keine Leistungen und «versteckten Verhandlungsergebnisse» beinhalten, jedoch sicherstellen, dass es bei der Interpretation des Sozialplans möglichst keine Missverständnisse geben kann.

4. Einigung und Vereinbarung

Oft eignet sich für die Klärung von kleineren verbleibenden Punkten auch das E-Mail. Die Kommunikationswege werden dadurch zusätzlich vereinfacht, beschränkt sich doch ein solcher Kontakt meist auf den Präsidenten/die Präsidentin der MAV und auf die Projektleitung. Wird ein Durchbruch erreicht, wird die Geschäftsleitung je nach Organisationsgrad das Einverständnis des Verwaltungsrats (Konzern usw.) einholen müssen, schliesslich handelt es sich um eine beträchtliche, meist langfristige Verpflichtung. Liegt die definitive Zustimmung der massgeblichen Entscheidungsinstanz vor, kann die Vereinbarung durch die Sozialpartner unterschrieben werden.

Ständige Transparenz

Nicht zu vergessen ist die regelmässige Kommunikation auch gegen aussen. Hier gelten Sachlichkeit, faire Information, Gesprächsbereitschaft und Offenheit. Eine erfahrene Fachperson weiss ihre Schritte mit Geschäftsleitung, HR-Bereich und MAV optimal abzustimmen und sorgt dafür, dass das angeschlagene Unternehmen in der schwierigen Krisenzeit Glaubwürdigkeit behält und ein vertrauenswürdiger Partner für die Zukunft ist. Lügen haben bekanntlich kurze Beine. Wer sauber kommuniziert, kann auf das Sprichwort bauen: Ehrlichkeit währt am längsten.