Sicheres Vertragsmanagement in der Cloud

Manuelles Vertragsmanagement ist nicht nur aufwendig, sondern auch extrem fehleranfällig. Jede Menge E-Mails, beginnend mit der Anfrage bis hin zur Unterzeichnung und Archivierung, werden im Laufe eines Vertragslebens zwischen den verantwortlichen Personen hin- und hergeschickt. Im Laufe der Zeit können durch mehrfach vorhandene Versionen Fehlerquellen und potenzielle Datenschutzverletzungen entstehen. Durch die überwiegend händisch organisierten Workflows wird ein Vertrag zudem schnell zum betriebswirtschaftlichen Faktor und kann dadurch das Budget unnötigerweise belasten oder stellt ein nicht kalkulierbares Risiko dar.

Verträge sind lebendig

Organisationen, die heute noch nicht über softwaregestützte Prozesstools verfügen, sehen sich daher mit unterschiedlichen Herausforderungen konfrontiert. Dabei müssen sich Unternehmen permanent die Frage stellen, ob diese mittelbaren sowie unmittelbaren Kosten in Zeiten von digitalen Lösungen wirklich noch sein müssen. Eine Antwort auf diese Frage findet sich in der Cloud.

Verträge gehen immer mit einer Vielzahl an Rechten und Pflichten einher. Diese beginnen meist mit dem unerlässlichen Abschluss einer Geheimhaltungspflicht und gehen über in fortwährende Pflichten. Der Vertrag selbst «endet» also nicht mit der Unterzeichnung oder einer notariellen Beurkundung – ganz im Gegenteil. Vertragsmanagement kann als mitunter äusserst lebendiger Prozess bezeichnet werden, und das macht ihn eben auch fehleranfällig. So werden über die gesamte Dauer der Vertragsverhandlungen sensible Daten ausgetauscht, der Überblick über Zugriffsrechte und Kontrollen kann dabei schnell verloren gehen. Und auch wenn kollaboratives Arbeiten heutzutage unerlässlich geworden ist, so bergen Projekte, bei denen Texte in Zusammenarbeit von mehreren Personen entstehen, gewisse rechtliche und organisatorische Risiken. Was oft fehlt, ist die Grundlage für einen reibungslosen Ablauf, der übersichtlich ist, bei dem die Zuständigkeiten geklärt und Änderungen nachvollziehbar sind.

Die Vorteile

Public Cloud Services bieten über den gesamten Vertragslebenszyklus den richtigen Rahmen für professionelles Vertragsmanagement. Zudem ergeben sich mit dem Arbeiten in der Cloud für Unternehmen ganz neue Chancen. Eine Studie von Forrester Research kam zu dem Schluss, dass sich die Dauer der Vertragserstellung mithilfe einer guten Software um bis zu neunzig Prozent reduzieren lässt (Forrester: Market Overview: Contract Life-Cycle Management, 2014). Dass durch diese Zeitersparnis auch das Budget geschont wird, ist nicht von der Hand zu weisen.

Als weiteres hilfreiches Tool des cloudbasierten Vertragsmanagements ist die Zeitreise-Funktion zu erwähnen. Sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation aller vorgenommenen Änderungen. Zahllose E-Mails und Vertragsversionen gehören demnach der Vergangenheit an, Personalressourcen können wieder effizient eingesetzt werden – eine weitere kostenintensive Fehlerquelle verschwindet.

Professionelle Cloud-Services ermöglichen zudem die Kontrolle und Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte oder Berechtigungen in Bezug auf die im Umlauf befindlichen Dokumente. Mit nur einem Klick können Benutzern ihre Rechte aber auch wieder entzogen werden wie zum Beispiel externen Beratern, wenn ihre Dienstleistung beendet ist. Wer sich für cloudbasiertes Vertragsmanagement entscheidet, sollte den Cloud-Lösungen Vorrang geben, die für den Login eine Zwei-Faktor-Authentifizierung verlangen sowie eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anbieten.

Sicherheit an erster Stelle

Cloud-Anwendungen werden bis 2030 ein Drittel des Schweizer IT-Markts ausmachen, so die Experten des globalen Marktforschungshauses ISG (Studie: ISG Pro­vider Lens – Switzerland 2017 Cloud Transformation /Operation Services & xaas). Die Cloud scheint ihre Funktion als «IT-Abteilung aus der Steckdose» zu erfüllen. Bedenken – hauptsächlich Sicherheitsaspekte betreffend – sind zwar nach wie vor vorhanden, werden aber oft schon vom erwiesenen Nutzen für das Geschäft übertroffen. Insbesondere KMU können laut ISG von der Flexibilität und den Kostenersparnissen der Cloud profitieren. Zudem ist sie für geschäftskritische Prozesse oftmals sicherer als eine lokale Lösung.

Dennoch befeuert die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft tretende EU-DSGVO das Thema Datensicherheit abermals und die europäische Datenschutz-Grundverordnung tangiert auch die Schweiz. Durch sie scheiden viele Lösungen für Dokumentenmanagement in der Cloud aus, oft mangelt es an rechtlich notwendigem Datenschutz. So ist bei manchen Anbietern der geografische Standort der Datenspeicherung und -verarbeitung unklar, bei anderen wiederum sind die Zugriffsrechte auf die sensiblen Daten nicht sauber geklärt.

Den Unternehmen, die den Schutz von Personendaten im Rahmen der neuen EU-DSGVO jedoch nicht gewährleisten können, drohen erhebliche Strafen. Die Rede ist von Bussgeldern in der Höhe von bis zu vier Prozent des Jahresumsatzes oder bis zu 24 Millionen Schweizer Franken. Doch woher wissen Unternehmen, welche Cloud-Anbieter die hohen Rechtsstandards der EU-DSGVO erfüllen?

Ein Datenschutz-Zertifikat

Das deutsche Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik rief 2016 das C5-Testat ins Leben. Es richtet sich in erster Linie an Cloud-Anbieter, deren Kunden personenbezogene Daten in der Cloud verarbeiten. Nur diejenigen An­bieter, die weit mehr als 100 technische und organisatorische Kriterien erfüllen und deren Einhaltung vertraglich zu­sichern, erhalten von unabhängigen Stellen wie zum Beispiel KPMG dieses Testat.  Eine neue Dimension der Sicherheit von Cloud-Services wird damit definiert. Weltweit konnten bis dato nur fünf Cloud-Provider diese Anforderungen erfüllen, der österreichische Cloud-Anbieter Fabasoft ist das einzige europäische Unternehmen.

Fazit

Cloud-Services bieten KMU für die Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus eine Menge Vorteile. Sie sichern ihnen Agilität und Kostenvorteile und fungieren als Motor der Digitalisierung. Die Handhabung eines cloudbasierten Vertragsmanagements ist dabei immer einfach und nachvollziehbar.

Darüber hinaus sichern un­abhängige Zertifikate den Datenschutz vertraglich zu. Selbst wenn manche Unternehmen nach wie vor Sicherheitsbedenken haben, so kann ein lokaler Speicherort nur schwer dieselbe Datensicherheit garantieren wie eine von unabhängiger Stelle zertifizierte Cloud-Lösung.