Rechtliche und technische Fragen einfach und effizient lösen

Viren, Spam, Phishing und Backscatter – all das können scheinbar harmlose E-Mails mit sich bringen, die jeden Tag millionenfach an ahnungslose Nutzer weltweit versandt werden. Wie können die Sicherheitslücken rasch geschlossen und wie soll mit dem ständig wachsenden Spam-Aufkommen umgegangen werden?

Weitreichende Konsequenzen

Trotz des unternehmensweiten Einsatzes von Spam-Filtern und Antivirensoftware dringen oft nutzlose Nachrichten und gefährliche Schadprogramme ungehindert in die Infrastruktur ein. Das ist nicht nur für die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter hinderlich, sondern kann im Fall eines Virenbefalls geschäftsschädigend und teuer werden. Neben dem direkten Angriff auf die IT-Infrastruktur kommen Unternehmen auch in Datenschutzfragen schnell in Bedrängnis. So wird in vielen Firmen noch immer die private E-Mail-Nutzung geduldet oder explizit erlaubt. Gerade in diesem Zusammenhang greift das Recht des Arbeitnehmers auf informationelle Selbstbestimmung, was ihn und seinen Mail-Verkehr weitestgehend vor Arbeitgeberzugriff schützt – es greifen die Telekommunikations- und Telemediengesetze. Praktisch bedeutet das, dass es grundsätzlich nicht möglich ist, den E-Mail-Verkehr im Unternehmen zu überwachen. Dabei geht es nicht nur darum, dass Nachrichten gelesen oder Adressaten überprüft werden. Die Wahrung des Fernmeldegeheimnisses hat weitreichendere Konsequenzen.

Blick in die Praxis

Die Konsequenzen zeigen sich bereits beim Einrichten eines Spam-Filters. Löscht dieser verdächtige Nachrichten, ohne den Empfänger darüber zu informieren bzw. ihm einen Zugriff auf diese Nachrichten zu ermöglichen, stellt das einen Eingriff in das Fernmeldegeheimnis dar. Denn bei erlaubter/geduldeter privater Nutzung können Nachrichten auch von Domänen eingehen, die vom Unternehmen als Spam-Versender gesperrt wurden. Was dann an E-Mails ohne Wissen des Mitarbeiters gelöscht wird, stellt einen Eingriff dar. Auch die Hoheit eines Administrators über den geblockten Spam kann im Zweifelsfall als Eingriff gewertet werden. Selbst der Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen bleibt nicht folgenlos. Ungeachtet der Tatsache, dass der Grossteil der Nachrichten vermutlich geschäftliche Relevanz hat, muss hier der gesamte Mailbox-Inhalt ungesehen gelöscht werden.

Verbot löst das Problem

Diese Problematik lässt sich durch ein Verbot der privaten E-Mail-Nutzung umgehen. In diesem Fall ist jegliche Kommunikation unternehmensrelevant und darf somit überwacht werden. Das stellt in vielen Unternehmen eine gravierende Umstellung dar, da Mitarbeiter über Jahre hinweg privat kommuniziert haben. In ihren E-Mail-Archiven befinden sich private Nachrichten, die nun eigentlich entfernt werden müssten, um einen Zugriff – der ja ab dem Verbot der privaten E-Mail-Nutzung möglich ist – zu verhindern.

Die Alternative

Wie kann man dennoch für eine effiziente und sichere E-Mail Kommunikation sorgen und dabei auch die private E-Mail-Nutzung weiter erlauben? Seriöse Anbieter von Managed Mail Services bieten hier eine gute Alternative, welche die firmeninterne IT deutlich schützt und entlastet. Sie verfügen nicht nur über ein schwer zu durchdringendes Bollwerk an Virenscannern, es werden darüber hinaus zusätzliche Kontroll- und Authentifizierungsmassnahmen ergriffen, um E-Müll von vornherein abzuwehren. Falsch adressierte E-Mail-Nachrichten – an nicht existente Empfänger – können bereits vor der Zustellung, noch im Internet abgewiesen werden. Das kann bis zu 75 Prozent der E-Mail-Last schon vor dem Gateway
eliminieren.

Auch die Spam-Erkennung und -Filterung ist hoch effizient. Unter Einsatz verschiedener Filtermechanismen und Algorithmen kann inzwischen fast zu 100 Prozent sicher festgestellt werden, ob es sich bei der eingehenden E-Mail um eine Nutznachricht oder Spam handelt. Als eindeutig nutzlose Nachricht erkannte Mails werden unter Quarantäne gestellt – was für jene Unternehmen wichtig ist, die eine private E-MailNutzung erlauben. Diese Nachrichten werden nicht gelöscht, sondern lediglich sicher und in einem definierten Zeitfenster jederzeit abrufbar verwahrt. Automatisierte Übersichten (Digests) informieren den Empfänger regelmässig über seine in Quarantäne befindlichen Mails.

Für KMU geeignet

Die Auslagerung geschäftskritischer Mail-Dienste an einen Managed-Mail-ServiceProvider ist nicht nur für grosse, multinationale Konzerne interessant. Gerade kleinere und mittlere Unternehmen, die sich selten eine eigene IT-Abteilung leisten und in puncto Spam- und Virenschutz auf Fertiglösungen vertrauen, sind besonders anfällig für schadhafte E-Mails. E-Mail-Dienstleister hingegen unterscheiden nicht, ob die die Kontrollinstanzen durchlaufende E-Mail an ein Unternehmen mit 15 oder 50 000 User adressiert ist. Alle Nachrichten werden nach den gleichen Algorithmen und Vorgaben geprüft und verarbeitet.

Fazit

Es ist also durchaus möglich, trotz komplizierter juristischer Zusammenhänge, die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen beizubehalten und dabei noch wirksam gegen potenzielle Angreifer von aussen vorzugehen. Managed-Mail-Service-Provider, die auf genau diese Thematiken spezialisiert sind, können punktgenau auf die Bedürfnisse und speziellen Besonderheiten im Unternehmen eingehen und die E-Mail-Infrastruktur fit machen für einen effizienten und rechtskonformen Nachrichtenverkehr.