Die grafische Darstellung der Prozesse erfolgte dabei mit dem Visualisierungsprogramm «Visio». Beispielsweise wurden für den Prozess «Revierdienst» alle Tätigkeiten, Aufgaben und Hilfsmittel im Arbeitsraum «Bewachung» abgebildet. Dort werden nun sämtliche Dokumente, die für den Anwender relevant sind, angezeigt. Wichtig dabei ist, dass jedem Dokument ein Prozess zugeordnet wurde, sodass die Informationen exakt in dem Arbeitsraum angezeigt werden, in dem sie benötigt werden. Das gilt etwa für die Dokumente des Personalprozesses, angefangen bei der Rekrutierung über das Vorstellungsgespräch, die Mitarbeiterschulung bis zum Austritt eines Angestellten. So erscheinen in der Personalakte heute Informationen wie Bewerbungsunterlagen, Formulare für Mitarbeitergespräche, Personalbeurteilungen durch Bereichsleiter, Referenzanfragen, Ausbildungsurkunden, Arbeitsverträge et cetera lediglich im Arbeitsraum «Personal». Einzige Ausnahme im Personalprozess bilden Unterlagen, die in Papierform von Mitarbeitenden kommen und Schreiben der Sicherheitspolizei Siwas, der kantonalen Behörde, bei der alle Angestellten registriert sein müssen und die Empfehlungen zur Eignung der einzelnen Personen für ihre Aufgaben bei Bewachungsunternehmen abgibt.
Der Aufbau des Portals erfolgte mit «Modern Pages», den auf Teamarbeit optimierten Seiten für Sharepoint, welche den Umgang mit dem Intranet-Portal gegenüber früher wesentlich vereinfachen. Eine weitere wichtige Neuerung betrifft die Aufgabenverwaltung und den kontinuierlichen Verbesserungsprozess, für den Office 365 mit Planner ein hilfreiches Werkzeug zur Verfügung stellt. Damit können Aufgaben entgegengenommen und zugewiesen werden, sodass jederzeit ersichtlich ist, welche Arbeiten unerledigt, verspätet oder bereits abgeschlossen sind. Diese Funktionen können von Angestellten ihrer Rolle und den zugewiesenen Berechtigungen entsprechend genutzt werden. Im Gegenzug können auch von Mitarbeitenden Verbesserungsvorschläge eingebracht und hier gemanagt werden. Zusätzlich wurde das Sitzungswesen modernisiert. Statt wie früher in Papierform wird heute alles zentral innerhalb des Portals mithilfe von Onenote organisiert, mit elektronischen Traktandenlisten, Beschlüssen, Aufgaben, Protokollen et cetera.
Abbild der realen Organisation
Entscheidend bei der Vorgehensweise mit dem integrierten Managementsystem ist, dass nicht die ISO-Norm im Zentrum steht. Stattdessen wird gemeinsam mit dem Kunden das Unternehmen und dessen Ablauforganisation in einem System widergespiegelt, sodass jeder Mitarbeitende seine Daten, Informationen etc. jeden Tag an logischen Orten im Portal zur Verfügung gestellt bekommt. Wenn dabei alle Abläufe und Strukturen dem realen Geschäft entsprechend abgebildet werden, können auch die Normanforderungen erfüllt werden, sodass der Weg zur ISO-Zertifizierung nicht mehr weit ist.
Müller sieht aber zusätzlich zum Vertrauen, das mit der Zertifizierung hinsichtlich seiner Dienstleistungen untermauert werden kann, auch weitere Vorteile: «Wir stellen nicht nur die normgetreue Organisation sicher, sondern sparen ganz einfach bei der täglichen Arbeit viel Zeit und gewinnen an Qualität.» Selbstverständlich hätte man sich wie bei jeder Neuerung erst an das System gewöhnen müssen. Aber allein schon die Tatsache, dass heute sämtliche Unterlagen bei Kernprozessen sofort verfügbar sind und nicht mühsam zusammengesucht werden müssen, erleichtere die tägliche Arbeit deutlich. Ein anderes Beispiel sei die gemäss Normanforderungen für gewisse Abläufe verlangte Nachvollziehbarkeit. Diese sei nicht bloss wichtiger Bestandteil für die Zertifizierung, sondern bringe, beispielsweise im Offertwesen, auch eine spürbare Entlastung.
Fazit
Das Managementportal deckt alle Anforderungen der ISO-Norm ab und ermöglichte es STS Bewachungen, ohne grössere Hardware-Investitionen ein flexibles und bedürfnisgerechtes System aufzubauen. Dabei handelt es sich nicht um ein isoliertes Qualitätsmanagement-Tool, sondern um ein integriertes Managementsystem, das auf der Organisation und den Prozessen des Unternehmens basiert, diese abbildet und im Juni 2018 entsprechend in einer erfolgreichen Zertifizierung nach ISO 9001:2015 mündete.
Die Lösung dient der Geschäftsleitung heute als zentrales Führungswerkzeug sowie als zentrale Kommunikationsplattform und stellt Mitarbeitenden sämtliche für ihre Tätigkeiten benötigten Dokumente und Hilfsmittel bereit. Als Nächstes sollen Bereichsleiter und sämtliche Mitarbeitenden das System nutzen können. Ausserdem soll bis Ende des Jahres das Portal auch Kunden mittels externen Zugriffs für ein Online-Reklamationstool zur Verfügung gestellt werden.