Optimierter Wissenstransfer: Methodik in Theorie und Praxis

Was machte die Vorgängerin genau? In welchen Projekten war sie wie beteiligt? Wie hies­sen die Ansprechpartner in den unterschiedlichen Bereichen schon wieder – da gab es doch diesen …?

Primär Wissensverlust

Mitarbeiterwechsel bedeutet primär Wissensverlust: Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht wertvolles Erfahrungswissen (implizites Wissen) verloren. Darüber hinaus kann dokumentiertes (explizites) Wissen nicht mehr genutzt werden, weil nicht bekannt ist, wo es festgehalten wurde, wofür es angewendet werden kann oder wer die entscheidenden Schlüsselkontakte sind. Der Nachfolger beginnt seine Arbeit mit Information ohne Kontext, die teilweise nicht mehr aktuell ist bzw. komplett fehlt. Arbeitskollegen helfen so gut als möglich, Wissenslücken zu schliessen, was sehr zeitintensiv ist und hohe Kosten durch vermeidbare Meetings und andere Aktivitäten verursacht. Wie der Vorgänger, so wird auch der Nachfolger einen Lernprozess in seiner Einarbeitungszeit durchlaufen, der viele Wiederholungen und ineffiziente Arbeitsabläufe enthält: Das Rad wird dabei oft neu erfunden. Wie kann der neue Mitarbeiter möglichst rasch Fuss fassen und sich ein fundiertes Bild verschaffen? In dieser Situation kann der optimierte Wissenstransfer die Einarbeitungszeit eines neuen Mitarbeitenden verkürzen und wesentlich dazu beitragen, dass er schneller Verantwortung übernehmen und wichtige Entscheide fällen kann. Die Wissenstransfer-Methodik zeigt auf, wie die Transparenz der Arbeitsabläufe, die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, eine effektive Risikobeurteilung sowie ein darauf aufbauender Wissens­transfer effizient im Arbeitsalltag integriert werden können (siehe unten stehende Grafik).

Optimierter Wissenstransfer

Die Methode des optimierten Wissenstransfers sieht eine Projektinitialisierung vor, in der gemeinsam mit dem Vorgesetzten und dem Vorgänger geklärt wird, welche Aktivitäten und Funktionen für den Nachfolger relevant sind: Strategie der Organisationsentwicklung, Zielsetzung des Wissenstransfers aus Sicht des Vorgesetzten, Ausgangslage, Ressourcen, an die Umstände und an die Personen angepasste Vorgehensweise. Alle Beteiligten verpflichten sich anschliessend zum vereinbarten Vorgehen, und der Nachfolger lädt zu den Transfersessionen, der tatsächlichen Wissensweitergabe, ein. Er selbst zieht den grössten Nutzen daraus und wird daher um einen organisatorisch korrekten Rahmen bemüht sein. Birgt das Projekt Potenzial, wird der Wissenstransfer mittels der in drei Phasen gegliederten Methodik umgesetzt.

Phase 1: Wissen identifizieren

In einer ersten Phase werden das zu transferierende Wissen identifiziert, aufgezeichnet und geeignete Methoden für den Wissens­transfer bestimmt. Mit der Wissenslandkarte stehen erstmals eine Übersicht des erforderlichen Wissens und eine Priorisierung für den Übergang zur Verfügung. Sie enthält insbesondere Systeme, Prozesse, Kontaktpersonen, Best Practice, Notfallszenarien usw. Idealerweise stehen für die Wissensidentifizierung sowohl Vorgänger als auch Nachfolger zur Verfügung. Letzterer bekommt die Hinweise zu den jeweiligen Entstehungsschritten der Wissenslandkarte aus erster Hand und im Originalton. Die Wissensidentifikation bildet die Grundlage für jede weitere Aktivität. Daher ist es wichtig, dass sie detailliert und genau aufgezeichnet wird (siehe Grafik).

Phase 2: Wissen weitergeben

In einem zweiten Schritt werden die Inhalte vom Vorgänger an den Nachfolger weitergegeben. Die Wissenslandkarte wird zu einem Transferdokument verfeinert. Dieses begleitet den gesamten Wissenstransfer und wird vom Nachfolger laufend aktualisiert, so dass der Fortschritt jederzeit ersichtlich ist. In dieser Phase kann zwischen einer moderierten oder einer nicht moderierten Methode unterschieden werden: Die moderierte Methode eignet sich für den Transfer von komplexem Wissen wie beispielsweise Prozesse, Notfallszenarien oder persönliches Netzwerk. Es wird mittels bekannter Methoden aus Wissensmanagement, Coaching oder Moderation weitergegeben, beispielsweise Story Telling, Swot-Visualisierung, Best Practice, Worst Prac­tice oder Case-based Walkthrough.

Phase 3: Wissen umwandeln

Nun gilt es, soweit sinnvoll und der Aufwand vertretbar ist, das Erfahrungswissen des Vorgängers in explizites Wissen umzuwandeln. Das Transferdokument dient dem Nachfolger als Leitfaden durch den Alltag und ist gleichzeitig Journal des Wissenstransfers. Es erleichtert ihm, im neuen Umfeld den Überblick zu behalten und das neu erworbene Wissen festzuhalten. Wird zu einem späteren Zeitpunkt ein Stellvertreter oder ein weiterer Nachfolger eingearbeitet, zahlt sich das Transferdokument aus, da es wieder verwendet werden kann.